Erst-Information

• Kontaktaufnahme der Einrichtung mit pCC (telefonisch oder per email):    QVB soll nach einer bestimmten Stufe zertifiziert werden

• pCC schickt Fragebogen „Basisinformationen“ zu, der Grundlage für die Angebotserstellung ist

• Fragebogen „Basisinformationen“ wird von der Einrichtung ausgefüllt und an pCC zurück geschickt

Angebotserstellung und Vertragsabschluß

• pCC klärt mit dem BAK AuL ab, ob für die Einrichtung die Sonderkonditionen des Rahmenvertrages gelten

• pCC erarbeitet ein Angebot anhand der Basisinformationen

• Die Einrichtung prüft das Angebot und bittet um Zusendung der Vertragsunterlagen

• pCC schickt  Vertragsunterlagen, u.a. mit einer Liste mit AuditorInnen  

• Einrichtung erteilt pCC den Auftrag

• pCC bestätigt den Auftrag

• Einrichtung wählt eine Auditorin/einen Auditor aus und nimmt Kontakt u.a. wegen Terminabsprachen auf

Systemanalyse durch die AuditorInnen

• Die Einrichtung schickt der Auditorin/dem Auditor das QMH und weitere Unterlagen wie z.B. Satzung, Leitbild, aktuelles Programm zu

• Auditorin/Auditor prüft  das QMH und gibt ggf. Empfehlungen vor der Systembegutachtung

• Auditorin/Auditor stimmt den Termin und Zeitplan für die Systembegutachtung mit der Einrichtung ab

(Hinweis: in der Stufe C findet  die Systemanalyse in der Einrichtung statt)

Systembegutachtung in den Einrichtungen

• umfassende Prüfung des QM-Systems auf Erfüllung der Forderungen der jeweiligen Stufe und Herausarbeiten von Verbesserungspotenzialen u.a. im gemeinsamen Gespräch

• schriftlicher Bericht der Auditorin/des Auditors, der u.a. den Handlungsbedarf und die Verbesserungspotentiale aufzeigt

Bewertung und Zertifikaterteilung

• Bewertung der Ergebnisse der Systembegutachtung und Entscheidung durch die fachliche Prüfung durch pCC

• Erteilung des Zertifikates der jeweiligen Stufe nach positiver Entscheidung (Gültigkeitsdauer: 3 Jahre)

Überwachungsaudit im Qualitätsverbund
(vor Ablauf des  1. und 2. Jahres nach der Zertifizierung)

• Teilnahme an den jährlichen Sitzungen des Qualitätsverbundes, die auf Landes- oder Bundesebene stattfinden können; Erfahrungsaustausch und Zwischenergebnisse werden protokolliert und in der Re-Zertifizierung der Auditorin/dem Auditor vorgelegt.

• Bei Nichteilnahme an der Sitzung des Qualitätsverbundes muss entweder eine externe Überprüfung durch pCC oder durch mindestens zwei Teilnehmende des Qualitätsverbundes vorgenommen werden

• Stufe C: externe Überwachungsaudits sind verpflichtend

Re-Zertifizierung des QM-Systems
(vor Ablauf von 3 Jahren nach Zertifikatsvergabe)

• pCC nimmt hierzu mit der Einrichtung rechtzeitig Kontakt auf